Unproduktive Meetings?

Mit dem IBE-Prinzip Meetings revolutionieren

Meetings gehören in vielen Unternehmen zum Alltag, doch häufig sind sie ineffizient und kosten wertvolle Zeit. Diskussionen verlaufen im Sand, Entscheidungen werden vertagt, und wertvolle Informationen gehen in endlosen Debatten unter. Um diesem Problem entgegenzuwirken, habe ich vor einigen Jahren das IBE-Meeting-Prinzip entwickelt und erprobt. Dieses Konzept schafft eine klare Struktur, indem es Meetings in drei unterschiedliche Kontexte unterteilt: Informieren, Beraten und Entscheiden.

Die drei Meeting-Kontexte des IBE-Prinzips

Das IBE-Meeting-Prinzip unterscheidet drei Kontexte, die sich nach ihrem jeweiligen Zweck orientieren. Durch die strikte Trennung wird sichergestellt, dass Meetings effizient bleiben und ihr Ziel erreichen.

1. (I)NFORMIEREN – Klare Informationsvermittlung ohne Ablenkung

In diesem Format geht es ausschließlich darum, wichtige Informationen zu übermitteln. Es findet kein Meinungsaustausch und keine Diskussion statt. Das Ziel ist es, dass alle Teilnehmenden eine einheitliche Informationsbasis erhalten. Um sicherzustellen, dass die Inhalte verstanden wurden, sind Verständnisfragen erlaubt, jedoch keine weiterführenden Debatten.

👉 Beispiel: Ein Teamleiter stellt neue Unternehmensrichtlinien vor oder ein Projektverantwortlicher gibt ein Status-Update.

2. (B)ERATEN – Wertfreie Beratung für konkrete Probleme

Hierbei stellt eine Person ein konkretes Problem oder eine Herausforderung vor und bittet die Gruppe um Beratung. Wichtig ist, dass diese Beratung wertungsfrei erfolgt. Alle Vorschläge werden wertschätzend angenommen, ohne dass sie in eine Diskussion ausarten. Verständnisfragen können gestellt werden, aber eine abschließende Bewertung oder Entscheidung ist nicht Bestandteil dieses Formats.
Der Beratungsempfänger entscheidet eigenständig, welche der erhaltenen Ratschläge er umsetzen möchte.

👉 Beispiel: Ein Produktmanager sucht nach Lösungen, um die Kundenbindung zu verbessern, und lässt sich verschiedene Ansätze vorschlagen.

3. (E)NTSCHEIDEN – Strukturierte Entscheidungsfindung

Wenn eine Entscheidung getroffen werden muss, werden zunächst alle relevanten Informationen präsentiert. Nach einer kurzen Klärung von Verständnisfragen wählt die Gruppe eine vorher festgelegte Entscheidungsmethode, um eine Lösung zu erarbeiten. Ziel ist es, eine Entscheidung herbeizuführen, ohne in langwierige Diskussionen zu verfallen.

👉 Beispiel: Ein Team muss darüber entscheiden, welches Feature als nächstes entwickelt wird oder welche Strategie für das kommende Quartal priorisiert wird.

Warum das IBE-Meeting-Prinzip so effektiv ist

Das IBE-Konzept sorgt für eine klare Trennung von Informationsvermittlung, Beratung und Entscheidungsfindung. Dadurch werden Meetings fokussierter und zielführender. Statt sich in unproduktiven Diskussionen zu verlieren, wird jedes Meeting effizient auf den jeweiligen Zweck ausgerichtet. Das führt zu:

✅ Kürzeren und effektiveren Meetings
✅ Klaren Erwartungen für alle Teilnehmer
✅ Mehr Struktur und weniger Zeitverschwendung
✅ Besseren Entscheidungen durch gezielte Vorbereitung

Lean Coffee als Ergänzung

Natürlich gibt es auch Situationen, in denen ein offener Austausch gewünscht ist. Dafür hat sich das Lean Coffee Format bewährt. Dieses Format bietet eine flexible Möglichkeit, um spontane Diskussionen zu ermöglichen, ohne die Struktur des IBE-Meetings zu verwässern.

Wozu solltest du das Prinzip ausprobieren

Das IBE-Meeting-Prinzip bietet eine einfache, aber wirkungsvolle Lösung, um Meetings effizienter zu gestalten. Indem Meetings klar nach ihrem Zweck ausgerichtet werden, spart man nicht nur Zeit, sondern erzielt auch bessere Ergebnisse. Probiere es aus – dein Team wird es dir danken!

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